Nei rapporti legali sia che si tratti di contratti immobiliari come quelli di locazione che in quelli di servizio, come variazioni contrattuali di natura economica o di tempo è necessario effettuare comunicazioni che abbiano valore legale. Si pensi alla risoluzione anticipata di un contratto o alla richiesta di aumento o diminuzione della quota d’affitto, è necessario avere la certezza di spedizione e consegna al destinatario. Un documento da sempre utilizzato come garanzia legale è la raccomandata, nella sua versione semplice o con ricevuta di ritorno.
Sulla raccomandata è posta una marca temporale, un timbro elettronico fissato in maniera indelebile dall’ufficiale postale, che testimonia che il documento è stato inviato in una data e ad un orario preciso. Ha un valore civile, legale e penale. Come scrivere una raccomandata? È la domanda che spesso si chiede chi deve compilarla per adempiere agli obblighi di legge. Generalmente non è richiesta molto spesso, comunque tutte le volte che bisogna certificare sia la consegna che l’invio del documento entro un tempo prestabilito.
Importante nella compilazione è non tralasciare nessun campo e inserire tutte le informazioni necessarie, ma soprattutto inserire il flag sulla casella in cui si richiede la ricevuta di ritorno, grazie a questa si avrà la prova di aver spedito il documento nei termini, ma soprattutto che il documento stesso sia arrivato a destinazione e accettato. È molto importante conservare questa prova, poiché è l’unica che può dimostrare di aver ottemperato ai propri obblighi. È la prova che potrà essere portata in dibattimento per dimostrare di aver inviato una comunicazione.
Grazie alla raccomandata e al codice a barre presente sul modulo è possibile effettuare delle ricerche sul sito delle Poste e seguire così il percorso che il documento sta compiendo e se è stato consegnato o meno. È molto importante conservare la ricevuta, poiché è l’unica prova che si ha tra le mani che indica di essere il soggetto che ha spedito il documento. Sul modulo di invio non è presente nessun codice identificativo della persona, infatti non è richiesto il codice fiscale o il numero della tessera sanitaria, per cui se si dovesse perdere non c’è soluzione all’eventuale recupero. Viene molto spesso consigliato a chi invia una raccomandata di annotarsi la sequenza numerica presente sotto il codice a barre, grazie ad esso, tramite apposita applicazione delle Poste, è possibile non solo seguire gli spostamenti del documento, ma anche recuperare le informazioni di invio.
Oggi la raccomandata sta via via cedendo il posto alla PEC (Posta Elettronica Certificata), un sistema elettronica basato su un’email certificata da istituti certificatori, a cui è dato valore di legge. I documenti sono inviati come allegati ed è possibile ricevere anche la ricevuta di lettura e consegna. La PEC è accettata da amministrazioni e istituzioni pubbliche, ma anche da aziende e privati. È apprezzata non solo per la sua economicità, ma anche per la velocità comunicativa, in pochi istanti è possibile inviare comunicazioni e richieste. La PEC può essere utilizzata in giudizio per dimostrare di aver informato preventivamente gli interessati delle decisioni prese. Viene molto spesso utilizzata per le comunicazioni degli amministratori di condominio, ma anche per gli invii telematici ad istituti scolastici e di previdenza sociale.
